La coordination & la communication

1. Les réunions pratiquées et leurs fonctions

Dans le service

Réunion avec les encadrants
Réunion de coordination hebdomadaire avec les permanents et les encadrants – compte rendu classifié :
– L’équipe fait le point sur la dynamique de groupe, expose l’évolution, les progrès, les changements, les soucis, difficultés ou problèmes rencontrés dans le quotidien.
– Une réflexion commune est apportée afin de garantir la bonne mise en œuvre et le bon fonctionnement du Projet individualisé de l’enfant.
– Échanges de données comportementales, scolaires, professionnelles, médicales, thérapeutiques…
– Élaboration de projets à court et moyen termes.
– Programmation et planification des rendez-vous, activités et sorties des week-ends et vacances scolaires.

Groupe de parole
Bimensuel, il permet des échanges entre le responsable et le permanent avec les enfants du Lieu de Vie.
On y traite divers sujets proposés par les enfants (famille, activités, sorties, scolarité, informations…).

Réunions encadrants/enfants
Réunion bimensuelle
Dans l’esprit de notre projet, un cadre structurant doit offrir un espace relationnel où la disponibilité, l’écoute bienveillante, le dialogue et l’échange sont privilégiés.

Consultation de l’usager sur le fonctionnement de la structure
Écrit annuel finalisé par un compte rendu
Une fois par an, suite aux réunions encadrants/enfants, il est demandé aux jeunes de nous transmettre par écrit (avec l’aide des plus grands ou de l’encadrant pour les plus jeunes) leur avis sur le fonctionnement de la structure.

Rencontre individuelle
Sur demande de l’enfant.
Chaque enfant dispose de la possibilité de rencontrer l’intervenant de son choix  par le biais d’une demande écrite qu’il dépose dans la boîte aux  lettres mise à disposition à cet effet.
Sur demande du responsable ou du permanent, une rencontre individuelle est programmée en moyenne une tous les quinze jours, ou sans délais si la situation le nécessite.

Avec l’extérieur

Participation aux synthèses
Organisées par l’ASE, service AEMO.

Rencontres avec :
- Les éducateurs ASE ou AEMO chargés du suivi du jeune.
– Les thérapeutes (CMP, privé).
– Les professionnels de la santé (généralistes, spécialistes).
– Les représentants scolaires.
– Les employeurs, les maîtres de stage.
– Les animateurs ou encadrants sportifs.

Notre rôle consiste à rendre compte aux différents partenaires sociaux de l’évolution de l’enfant et des réajustements de son Projet.

2. Les différentes formes d’écrits
- Projet Pour l’Enfant (PPE)
– Projet individualisé
– Document Individuel de Prise en Charge (DIPC)
– Cahier de liaison (information et coordination entre les encadrants)
– Notes et bilans de situation (écrits professionnels adressés à l’ASE ou au Juge des enfants)
– Écrits journaliers (relatent la vie quotidienne (activités, sorties), les interventions des encadrants, le comportement des enfants…)
– Agenda pour rendez-vous.

3. La gestion des dossiers
Le Lieu de Vie constitue des dossiers personnels. Leur confidentialité est garantie. Ils conservés sous clé dans le bureau du Responsable.
Ces dossiers comportent une fiche signalétique sur laquelle sont mentionnés :
– L’état civil de l’enfant et de sa famille.
– Le lieu de résidence des parents et de la fratrie, leurs numéros de téléphone.
– Les dates d’arrivée et de départ de l’enfant.
– Le statut, la date du dernier jugement ou de la dernière décision administrative.
– Le motif du placement.
– Le nom  de l’Inspecteur Enfance et Famille, et de sa collaboratrice.
– Les nom et adresse de l’école, du Centre Médico-Psychologique, et du thérapeute.

Ils comportent également les sous-dossiers suivants :
– Toute correspondance émise ou reçue par/de l’Aide Sociale à l’Enfance.
– Les notes ou bilans de situation (écrits professionnels émis ou reçus, anamnèse, comptes rendus de réunions encadrants et de réunions encadrants/enfants, synthèses, groupes de parole, observations diverses …).
– Les documents relatifs à la scolarité (parcours scolaire, bulletins, courrier, attestations assurances, saisines…).
– Les bilans et le suivi psychologique (courriers, bilans, dossier MDPH / du CMP / du thérapeute externe).
– Tout document relatif à la famille de l’enfant (situation familiale, conditions de vie, calendrier des rencontres, courrier, autorisations parentales (séjours, activités…).
– La convention de séjour temporaire (contrat établi entre le service demandeur et le Lieu d’Accueil, définissant la durée de la période d’accueil de l’enfant, le prix de journée et les diverses  prestations).
– Les documents émanant du Juge (convocations, jugement d’assistance éducative, comptes rendus d’audiences, courrier…).
– Le dossier médical (suivi médical, courrier, attestations CPAM et CMU, autorisation d’opérer des soins, de vacciner…)
– Les données relatives aux vacances, colonies et transferts (projets, inscriptions, courriers organismes vacances, courrier reçu par les enfants…)
– Les données relatives aux stages, formations et emplois (stages scolaires, formation professionnelle, formation Animatrice de centres aérés : Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur (BAFA), emplois saisonniers (vacances…)
– Documents divers (Projet individuel, règlement de fonctionnement signé par la jeune)